Wenn Minijobber einspringen: Wie Mehrarbeit den Minijob gefährden kann

Auf einen Blick

• Minijob-Verdienstgrenze 2026: 603 Euro im Monat (7.236 Euro im Jahr) – gekoppelt an den Mindestlohn von 13,90 Euro.

• Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten ist erlaubt: bis zum Doppelten der Grenze (1.206 Euro) in höchstens zwei Monaten innerhalb eines rückwirkend betrachteten Zwölfmonatszeitraums ("Zeitjahr").

• Entscheidend ist, ob die Mehrarbeit wirklich unvorhersehbar war – eine spontane Krankheitsvertretung zählt, eine bereits im Frühjahr geplante Urlaubsvertretung im Sommer nicht.

• Wird die Grenze regelmäßig oder öfter als zweimal im Zeitjahr überschritten, wird aus dem Minijob eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

• Ohne laufende Dokumentation der Überschreitungen wird die spätere Prüfung unnötig aufwendig – und teuer.

Krankheitsausfall, plötzlich eine freie Tour und niemand ist da, der einspringen kann. Gerade in Pflegediensten werden Minijobber deshalb häufig kurzfristig gebeten, zusätzliche Dienste zu übernehmen. Das Problem: Mehrarbeit ist nicht automatisch unproblematisch. Ein Minijob kann trotz einzelner Monate mit höherem Verdienst bestehen bleiben – allerdings nur unter klaren Voraussetzungen. Werden diese überschritten, kann aus dem geplanten Minijob eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung werden. Für Pflegedienste ist deshalb wichtig, Mehrarbeit nicht nur organisatorisch, sondern auch lohnabrechnungstechnisch zu kontrollieren.

Die wichtigste Grenze: 603 Euro im Monat

Seit dem 1. Januar 2026 liegt die monatliche Verdienstgrenze für einen Minijob bei 603 Euro. Das entspricht bei ganzjähriger Beschäftigung einem Jahresverdienst von 7.236 Euro. Die Grenze ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt und ergibt sich aus der Formel Mindestlohn × 130 Stunden ÷ 3 – rechnerisch also dem Verdienst bei zehn Wochenstunden zum Mindestlohn. Bei 13,90 Euro Mindestlohn ergibt das 603,33 Euro, gerundet 603 Euro.

Dabei kommt es nicht auf die Wochenstundenzahl an, sondern auf den regelmäßigen Verdienst. Ein Pflegedienst kann daher auch einen Minijobber mit mehr als zehn Wochenstunden beschäftigen, solange der regelmäßige Verdienst die Grenze nicht überschreitet.

Beispiel: Eine Pflegekraft arbeitet als Minijobberin regelmäßig für 500 Euro im Monat und bleibt damit unter der Grenze. Fällt kurzfristig eine Kollegin krankheitsbedingt aus und übernimmt die Minijobberin zusätzliche Touren, kann ihr Monatsverdienst auf 900 Euro steigen – die Grenze von 603 Euro ist damit überschritten. Das bedeutet aber noch nicht automatisch, dass der Minijob verloren ist: Für unvorhersehbare Mehrarbeit gibt es eine wichtige Ausnahme.

Krankheitsvertretung: Wann mehr als 603 Euro erlaubt sein können

Die sozialversicherungsrechtlichen Regeln erlauben ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten der monatlichen Verdienstgrenze. Eine typische Situation dafür ist genau der Fall, der in einem Pflegedienst häufig vorkommt: Eine Mitarbeiterin fällt plötzlich krankheitsbedingt aus, und ein Minijobber übernimmt zusätzliche Arbeitsstunden. Die Minijob-Zentrale nennt eine Krankheitsvertretung ausdrücklich als Beispiel für ein unvorhersehbares Überschreiten. Dabei gelten allerdings mehrere Voraussetzungen.

Wie hoch darf der Verdienst sein? Im Jahr 2026 darf der Verdienst in einem Monat mit unvorhersehbarem Überschreiten höchstens das Doppelte der monatlichen Verdienstgrenze betragen – bei 603 Euro sind das 1.206 Euro. Ein Minijobber, der normalerweise 600 Euro verdient, kann also aufgrund einer ungeplanten Krankheitsvertretung in einem Monat 1.100 Euro erhalten und trotzdem im zulässigen Rahmen bleiben.

Die Ausnahme gilt aber nicht unbegrenzt. Besonders wichtig für Pflegedienste ist die zeitliche Grenze: Ein unvorhersehbares Überschreiten ist höchstens in zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres möglich. Für die Prüfung wird dabei kein festes Kalenderjahr zugrunde gelegt, sondern ein rückwärts betrachteter Zeitraum von zwölf Monaten.

Ein Beispiel zur Einordnung: Eine Pflegekraft springt im März wegen einer Krankheitsvertretung ein und überschreitet dadurch die Grenze. Im August kommt es erneut zu einem ungeplanten Ausfall, sie überschreitet die Grenze ein zweites Mal – das kann noch unter die Ausnahme fallen. Kommt im Oktober ein drittes ungeplantes Überschreiten hinzu, wird es kritisch: Die Beschäftigung kann sozialversicherungspflichtig werden. Deshalb sollte jeder Pflegedienst solche Überschreitungen laufend dokumentieren.

Entscheidend ist das Wort „unvorhersehbar"

Hier liegt in der Praxis eine der größten Fehlerquellen: Nicht jede Mehrarbeit ist automatisch unvorhersehbar.

Unvorhersehbar kann sein:

• eine kurzfristige Krankheitsvertretung

• ein plötzlich notwendiger zusätzlicher Einsatz

• ein unerwarteter Personalausfall

Nicht unvorhersehbar ist dagegen:

• regelmäßig mehr Arbeit während der Urlaubszeit

• bereits bekannte saisonale Mehrarbeit

• von Anfang an geplante zusätzliche Dienste

• regelmäßig wiederkehrende Mehrarbeit

• ein bereits bei Beschäftigungsbeginn absehbarer höherer Arbeitsumfang

Die Geringfügigkeitsrichtlinien nennen saisonale Mehrarbeit ausdrücklich als Beispiel für eine vorhersehbare Überschreitung – für Pflegedienste besonders relevant, weil Urlaubszeiten meist lange im Voraus bekannt sind.

Beispiel: Sommerurlaub ist keine Überraschung. Ein Pflegedienst weiß bereits im Frühjahr, dass im Juli und August mehrere Vollzeitkräfte im Urlaub sind, und vereinbart mit dem Minijobber: „Im Juli und August übernimmst du zusätzliche Touren und verdienst jeweils etwa 900 Euro." Diese Mehrarbeit ist vorhersehbar und kann deshalb nicht als unvorhersehbare Krankheitsvertretung behandelt werden. Der Arbeitgeber muss die regelmäßig zu erwartende Vergütung bereits bei der Beurteilung des Minijobs berücksichtigen – geplante Sommer-Mehrarbeit ist etwas anderes als plötzliches Einspringen wegen einer Erkrankung.

Was passiert, wenn die Grenze dauerhaft überschritten wird?

Liegt der Verdienst regelmäßig über der Minijob-Grenze, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob mit Verdienstgrenze. Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass bei einem regelmäßigen Überschreiten der 603-Euro-Grenze keine geringfügig entlohnte Beschäftigung mehr vorliegt. Der Arbeitgeber muss die Beschäftigung dann sozialversicherungsrechtlich neu beurteilen. Das kann bedeuten:

• Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse statt bei der Minijob-Zentrale

• Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

• höhere Arbeitgeberkosten

• gegebenenfalls Korrekturen bereits erfolgter Abrechnungen

Für den Pflegedienst kann das finanziell erheblich sein.

Beispiel aus dem Pflegealltag – wenn die Ausnahme ausgeschöpft ist: Ein Minijobber verdient regelmäßig 550 Euro im Monat. Im Januar fällt eine Pflegefachkraft kurzfristig aus, er übernimmt zusätzliche Dienste und verdient 1.000 Euro – ein unvorhersehbares Überschreiten. Im Juni fällt erneut eine Kollegin kurzfristig aus, er verdient 1.050 Euro – auch das kann noch unschädlich sein. Fehlen im September erneut mehrere Mitarbeiter und sein Verdienst steigt auf 1.100 Euro, ist das bereits das dritte unvorhersehbare Überschreiten im maßgeblichen Zeitraum. Die Ausnahme ist damit grundsätzlich ausgeschöpft.

Die Jahresbetrachtung nicht vergessen

Die monatliche Grenze von 603 Euro ist nicht die einzige Zahl, die zählt. Bei ganzjähriger Beschäftigung ergibt sich ein Jahreswert von 603 € × 12 Monate = 7.236 Euro. Werden zwei Monate mit jeweils maximal 1.206 Euro zulässig ausgeschöpft, kann der mögliche Jahresverdienst auf bis zu 8.442 Euro steigen. Daraus darf allerdings kein Modell gemacht werden, bei dem von vornherein mit regelmäßigen Überschreitungen geplant wird: Die Minijob-Zentrale weist ausdrücklich darauf hin, dass ein schwankender Verdienst nicht künstlich so gestaltet werden darf, dass eine eigentlich sozialversicherungspflichtige Beschäftigung als Minijob behandelt wird.

Überstunden sind nicht dasselbe wie ein höherer Minijob-Verdienst

Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung zählt der Verdienst, nicht allein die Stundenzahl. Eine Pflegekraft kann also zusätzliche Stunden arbeiten, ohne automatisch ihren Minijob zu verlieren, solange der daraus resultierende Verdienst innerhalb der zulässigen Grenzen bleibt. Die Minijob-Zentrale stellt ausdrücklich klar: Maßgeblich ist der regelmäßige monatliche Verdienst, nicht die Zahl der Wochenstunden. Umgekehrt können auch wenige zusätzliche Stunden problematisch werden, wenn dadurch der Verdienst deutlich steigt.

Auch Sonderzahlungen zählen zum Verdienst

Nicht nur Mehrarbeit kann einen Minijob gefährden – auch bestimmte einmalige Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder andere Sonderzahlungen zählen zum Verdienst. Sind solche Zahlungen bereits bei Beginn der Beschäftigung vorhersehbar, müssen sie bei der Beurteilung des regelmäßigen Verdienstes von Anfang an berücksichtigt werden. Für Pflegedienste bedeutet das: Nicht nur Stunden und Grundlohn zählen, sondern auch geplante Zuschläge und Sonderzahlungen.

Was gilt bei mehreren Minijobs?

Hat ein Minijobber mehrere Minijobs und keine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, werden die Verdienste aus allen Minijobs zusammengerechnet. Überschreitet die Summe die Verdienstgrenze, können die Beschäftigungen sozialversicherungspflichtig werden. Neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist dagegen grundsätzlich ein zusätzlicher Minijob mit Verdienstgrenze möglich; weitere Minijobs würden mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Für den Arbeitgeber heißt das: Die Frage nach weiteren Beschäftigungen sollte bereits bei der Einstellung sauber geklärt und dokumentiert werden.

Praxis-Checkliste: Minijobber sauber überwachen

Eine gute Kontrolle muss nicht kompliziert sein. Sinnvoll ist eine einfache monatliche Übersicht pro Minijobber mit:

• regelmäßigem monatlichem Verdienst (Sollwert)

• tatsächlichem Monatsverdienst

• Grund einer eventuellen Überschreitung (z. B. ungeplante Krankheitsvertretung)

• Einordnung: vorhersehbar oder unvorhersehbar – nachvollziehbar dokumentiert

• Anzahl bisheriger unvorhersehbarer Überschreitungen im laufenden Zeitjahr

• Prüfung, ob die 1.206-Euro-Grenze im Überschreitungsmonat eingehalten wurde

Damit erkennt die Lohnbuchhaltung frühzeitig, wann eine genauere Prüfung nötig wird.

Referenz: Die wichtigsten Zahlen 2026

Die größten Fehler in der Praxis

Jede Krankheitsvertretung pauschal als „unvorhersehbar" behandeln. Nur weil ein Mitarbeiter kurzfristig einspringt, heißt das nicht automatisch, dass alle Voraussetzungen der Ausnahme erfüllt sind – es muss tatsächlich ein unvorhersehbarer Anlass vorliegen.

Urlaubsvertretungen nicht mitdenken. Wenn bereits bekannt ist, dass im Sommer mehrere Mitarbeiter fehlen, ist das keine überraschende Mehrarbeit. Planbare Urlaubszeiten sind keine Krankheitsvertretung.

Erst im Nachhinein rechnen. Wird die Überschreitung erst Monate später in der Lohnbuchhaltung entdeckt, beginnt eine aufwendige nachträgliche Prüfung: Wie hoch war der tatsächliche Verdienst, war die Mehrarbeit vorhersehbar, wie oft wurde die Grenze bereits überschritten, muss eine Anmeldung korrigiert werden? Je später der Fehler auffällt, desto aufwendiger die Korrektur.

Fazit: Einspringen darf möglich sein – aber es braucht Kontrolle

Für Pflegedienste sind Minijobber eine flexible Möglichkeit, kurzfristige Personalengpässe abzufedern. Auch ein Verdienst von mehr als 603 Euro in einem einzelnen Monat muss nicht automatisch das Ende des Minijobs bedeuten – bei unvorhersehbarer Mehrarbeit, etwa einer kurzfristigen Krankheitsvertretung, kann ein Überschreiten unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein. 2026 sind dabei insbesondere die Grenze von 1.206 Euro im Überschreitungsmonat und die Begrenzung auf höchstens zwei solche Monate im Zeitjahr entscheidend.

Der Unterschied: Ungeplantes Einspringen wegen eines plötzlichen Ausfalls kann unschädlich sein. Regelmäßig eingeplante Mehrarbeit ist etwas anderes. Für Geschäftsführung und Lohnbuchhaltung bedeutet das, Minijobs nicht nur bei der Einstellung, sondern laufend während des Arbeitsverhältnisses zu überprüfen – denn aus einem vermeintlich günstigen Minijob kann durch wiederholte Mehrarbeit schnell eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung werden.

Ausblick: Die Grenze steigt weiter mit dem Mindestlohn. Zum 1. Januar 2027 erhöht sich der Mindestlohn planmäßig auf 14,60 Euro, die Minijob-Grenze damit voraussichtlich auf 633 Euro. Wer die Personalplanung für 2027 schon jetzt vorbereitet, kann diese Anhebung einkalkulieren.